Với xưởng in vừa và nhỏ, lựa chọn máy in kỹ thuật số không nên bắt đầu bằng câu hỏi “máy nào tốt nhất?”, mà nên bắt đầu từ sản lượng, nhóm sản phẩm và...
Với xưởng in vừa và nhỏ, lựa chọn máy in kỹ thuật số không nên bắt đầu bằng câu hỏi “máy nào tốt nhất?”, mà nên bắt đầu từ sản lượng, nhóm sản phẩm và loại giấy xưởng đang nhận thường xuyên.
Một chiếc máy có công suất quá lớn sẽ khiến vốn đầu tư và chi phí vận hành tăng cao. Ngược lại, thiết bị có cấu hình thấp nhưng phải chạy vượt nhu cầu trong thời gian dài có thể gây áp lực lên tiến độ, vật tư và bảo trì.
Hiện nay, các hãng sản xuất có nhiều dòng máy in sản xuất dành cho những quy mô khác nhau. Chẳng hạn, Konica Minolta đang phân loại các hệ thống như AccurioPress C4080/C4070, AccurioPress C7100/C7090 và các dòng công suất cao hơn trong nhóm in sản xuất.
Một xưởng in quy mô vừa và nhỏ thường cần thiết bị có khả năng xử lý nhiều loại đơn hàng nhưng vẫn kiểm soát được chi phí đầu tư.
Có 6 tiêu chí nên được ưu tiên:
Không nên lấy sản lượng tối đa mà nhà sản xuất công bố làm căn cứ duy nhất.
Hãy thống kê số lượng bản in trung bình mỗi tháng, thời điểm cao điểm và tỷ lệ đơn hàng cần giao gấp.
Nếu xưởng chỉ có sản lượng vừa phải nhưng mua máy công suất quá cao, phần năng lực dư thừa có thể không tạo thêm doanh thu tương ứng.
Một xưởng chuyên in tài liệu sẽ có nhu cầu khác xưởng nhận nhiều catalogue, name card, brochure hoặc thiệp.
Cần xác định 3 đến 5 nhóm sản phẩm mang lại phần lớn doanh thu để chọn máy.
Đây là tiêu chí rất dễ bị bỏ qua.
Nếu xưởng thường in giấy dày, giấy mỹ thuật hoặc vật liệu có bề mặt đặc biệt, cần kiểm tra khả năng cấp giấy và định lượng mà máy hỗ trợ trong điều kiện thực tế.
Tốc độ càng cao chưa chắc càng tốt nếu xưởng không có đủ đơn hàng để khai thác.
Điều cần quan tâm là tốc độ thực tế trên những loại giấy và chế độ in mà xưởng sử dụng thường xuyên.
Với xưởng in thương mại, máy phải duy trì chất lượng ổn định trong cả đơn hàng chứ không chỉ tạo ra một vài bản in đẹp.
Độ ổn định của hệ thống cấp giấy, căn chỉnh, kiểm soát màu và vận hành liên tục đều cần được xem xét.
Giá mua máy chỉ là một phần của bài toán đầu tư.
Cần tính thêm toner hoặc mực, vật tư thay thế, bảo trì, điện năng và các chi phí liên quan để biết thiết bị thực sự có phù hợp hay không.
Không có một model duy nhất phù hợp với mọi xưởng. Tuy nhiên, có thể chia lựa chọn thành một số hướng để dễ đánh giá.
Đây thường là hướng phù hợp với xưởng cần xử lý nhiều loại ấn phẩm màu nhưng chưa cần hệ thống công suất rất lớn.
Một ví dụ là Konica Minolta AccurioPress C4080/C4070 và AccurioPrint C4065. Các model này hiện nằm trong danh mục hệ thống in sản xuất của Konica Minolta Việt Nam.
Nhóm thiết bị này phù hợp để cân nhắc khi xưởng nhận các đơn hàng như:
Điểm cần quan tâm là khả năng xử lý đúng loại giấy mà xưởng đang sử dụng, thay vì chỉ nhìn vào tốc độ.
Nếu xưởng đã có lượng đơn hàng ổn định và thường xuyên phải xử lý các đơn hàng lớn, có thể cân nhắc các dòng như AccurioPress C7100/C7090.
Theo thông số từ Konica Minolta Việt Nam, C7100 có tốc độ màu tối đa 100 tờ A4/phút, C7090 đạt 90 tờ/phút và cả hai hỗ trợ giấy 52 đến 400 g/m². Hệ thống cũng có khả năng xử lý các khổ giấy lớn hơn A4 và nhiều tùy chọn hoàn thiện.
Đây là phân khúc phù hợp hơn với xưởng đã có sản lượng đủ lớn để khai thác công suất máy.
Không nên mua dòng này chỉ vì muốn “dự phòng cho tương lai” nếu sản lượng hiện tại còn thấp và chưa có kế hoạch tăng trưởng rõ ràng.
Xerox Versant 280 là một lựa chọn đáng đưa vào danh sách tham khảo nếu xưởng cần máy in màu sản xuất có khả năng xử lý nhiều loại vật liệu.
Hình 1. Chồng tờ in poster nhiều mẫu xếp cao tại xưởng
Theo tài liệu kỹ thuật của Xerox, Versant 280 hỗ trợ vật liệu từ 52 đến 400 g/m² trong cấu hình phù hợp, tốc độ có thể đạt 80 trang/phút với một số điều kiện cấu hình và vật liệu. Hệ thống cũng có nhiều tùy chọn cấp giấy và hoàn thiện.
Điểm đáng chú ý với xưởng vừa và nhỏ là khả năng xử lý nhiều loại sản phẩm trên cùng một hệ thống.
Tuy nhiên, khi lựa chọn máy Xerox hay bất kỳ thương hiệu nào khác, vẫn cần kiểm tra dịch vụ kỹ thuật, vật tư và linh kiện tại khu vực xưởng hoạt động.
Đây là câu hỏi nên được xác định trước khi chọn model.
Phù hợp với nhiều công việc in tờ rời, tài liệu, catalogue, brochure và các sản phẩm cần lấy nhanh.
Ưu điểm thường nằm ở khả năng xử lý đơn hàng đa dạng, chuyển đổi công việc tương đối linh hoạt và phù hợp với mô hình in theo yêu cầu.
Có nhiều ứng dụng khác nhau, đặc biệt trong những hệ thống cần in khổ lớn, in ảnh, quảng cáo hoặc các sản phẩm yêu cầu khả năng tái tạo hình ảnh trên vật liệu phù hợp.
Vì vậy, không nên mặc định máy in phun hoặc máy toner tốt hơn. Công nghệ nào phù hợp phụ thuộc vào sản phẩm mà xưởng bán cho khách hàng.
Thường không nên.
Nếu máy chỉ hoạt động một phần nhỏ thời gian, vốn đầu tư lớn có thể khiến thời gian thu hồi vốn kéo dài.
Trong trường hợp sản lượng chưa ổn định, một thiết bị có cấu hình vừa phải nhưng linh hoạt có thể phù hợp hơn.
Xưởng nên nâng cấp lên máy công suất cao khi có những dấu hiệu rõ ràng như:
Đây là cách xác định thời điểm đầu tư dựa trên nhu cầu kinh doanh thay vì chỉ dựa vào mong muốn sở hữu thiết bị mới.
Có thể, nếu kiểm tra được tình trạng thiết bị và nguồn hỗ trợ sau bán hàng.
Máy đã qua sử dụng có lợi thế về vốn đầu tư ban đầu, nhưng rủi ro cũng cao hơn nếu không biết lịch sử vận hành.
Trước khi mua nên kiểm tra:
Số bản đã chạy giúp hình dung mức độ sử dụng của máy, nhưng không nên dùng con số này làm tiêu chí duy nhất.
Nên chạy thử nhiều loại file và giấy khác nhau.
Đặc biệt cần kiểm tra vùng màu đặc, chuyển sắc, chữ nhỏ, hình ảnh và độ đồng đều giữa các bản.
Cần kiểm tra tình trạng kéo giấy, lỗi nạp giấy và khả năng chạy liên tục.
Hỏi rõ những bộ phận nào đã được thay thế, bộ phận nào sắp đến chu kỳ bảo trì và chi phí thay thế dự kiến.
Một chiếc máy giá thấp nhưng khó tìm linh kiện có thể trở thành khoản đầu tư rủi ro.
Không nhất thiết.
Hình 2. Tờ in nhãn hình ngôi sao trên bàn thao tác của xưởng
Khả năng chạy giấy dày chỉ thực sự có giá trị nếu xưởng thường xuyên nhận các sản phẩm cần loại vật liệu này.
Nếu phần lớn đơn hàng sử dụng giấy phổ thông, việc trả thêm chi phí cho khả năng mà xưởng hiếm khi sử dụng có thể không cần thiết.
Ngược lại, nếu xưởng chuyên làm name card, thiệp, bìa, tag hoặc các sản phẩm cần giấy dày, đây là tiêu chí đáng ưu tiên.
Ví dụ, AccurioPress C7100/C7090 được Konica Minolta công bố hỗ trợ giấy 52 đến 400 g/m². Xerox Versant 280 cũng có cấu hình hỗ trợ đến 400 g/m².
Không phải ngay từ đầu.
Nếu xưởng đang thuê ngoài các công đoạn cắt, gấp hoặc đóng gáy với chi phí thấp và sản lượng chưa đủ lớn, có thể chưa cần đầu tư module hoàn thiện.
Ngược lại, nếu khách hàng thường yêu cầu sản phẩm hoàn chỉnh trong thời gian rất ngắn, tích hợp gia công sau in có thể giúp giảm số công đoạn trung gian.
Một số hệ thống sản xuất hiện nay có thể mở rộng bằng các tùy chọn hoàn thiện như cắt, tạo nếp, gấp hoặc đóng booklet. AccurioPress C7100 cũng có các tùy chọn hoàn thiện cho những ứng dụng như booklet, direct mail và name card.
Thay vì đặt câu hỏi “máy bao nhiêu tiền?”, xưởng nên tính tổng chi phí sở hữu.
Có thể chia thành:
Chi phí đầu tư ban đầu
Giá máy, bộ điều khiển, bộ cấp giấy, module hoàn thiện và chi phí lắp đặt.
Chi phí vận hành
Toner hoặc mực, giấy, điện và vật tư tiêu hao.
Chi phí bảo trì
Bảo dưỡng định kỳ, linh kiện và sửa chữa.
Chi phí nhân sự
Thời gian vận hành, xử lý lỗi và chuẩn bị máy.
Chi phí cơ hội
Doanh thu bị ảnh hưởng khi máy dừng hoặc không đáp ứng được đơn hàng.
Sau đó chia tổng chi phí cho sản lượng dự kiến để có góc nhìn thực tế hơn về hiệu quả đầu tư.
Sản lượng chưa ổn định nên ưu tiên vốn đầu tư hợp lý và khả năng mở rộng.
Hình 3. Tờ in khuyến mãi nhiều màu đặt trên bàn kiểm tra chất lượng
Máy linh hoạt sẽ có lợi thế hơn thiết bị chỉ tối ưu cho sản lượng rất cao.
Tốc độ chuyển đổi giữa các công việc và khả năng xử lý nhiều loại giấy có thể quan trọng hơn công suất tối đa.
In kỹ thuật số phù hợp với các công việc thay đổi nội dung thường xuyên mà không cần tạo khuôn in như quy trình truyền thống.
Không nên sử dụng khoản đầu tư quá lớn khi dòng tiền của xưởng chưa đủ chắc chắn.
Nếu máy hiện tại liên tục chạy hết công suất, đây là dấu hiệu rõ ràng để nâng cấp.
Công suất cao giúp giảm thời gian hoàn thành khi sản lượng tăng.
Đơn hàng định kỳ giúp xưởng dự đoán sản lượng và tính toán hiệu quả đầu tư chính xác hơn.
Nếu thuê in ngoài làm giảm lợi nhuận hoặc khiến xưởng mất quyền kiểm soát tiến độ, đầu tư thêm thiết bị có thể hợp lý.
Đầu tư máy lớn chỉ nên thực hiện khi kế hoạch tăng trưởng có cơ sở từ đơn hàng, khách hàng hoặc năng lực sản xuất thực tế.
Trước khi ký hợp đồng, nên yêu cầu nhà cung cấp trả lời cụ thể:
1. Máy phù hợp với sản lượng bao nhiêu mỗi tháng?
2. Tốc độ thực tế trên loại giấy xưởng đang dùng là bao nhiêu?
3. Máy hỗ trợ định lượng giấy nào?
4. Có chạy được giấy mỹ thuật hoặc giấy có bề mặt đặc biệt không?
5. Chi phí vật tư trên mỗi bản in là bao nhiêu?
6. Những bộ phận nào cần thay thế định kỳ?
7. Thời gian bảo hành và bảo trì như thế nào?
8. Linh kiện có sẵn tại Việt Nam không?
9. Có kỹ thuật viên hỗ trợ tại khu vực xưởng không?
10. Có được chạy bản test bằng file và giấy thực tế trước khi mua không?
Câu hỏi cuối cùng đặc biệt quan trọng. Một bản test trên đúng sản phẩm xưởng thường xuyên sản xuất sẽ cho thông tin thực tế hơn nhiều so với việc chỉ xem catalogue.
Nếu xưởng đang ở giai đoạn sản lượng vừa phải, nên ưu tiên nhóm máy in màu sản xuất tầm trung có khả năng xử lý nhiều loại công việc, thay vì ngay lập tức đầu tư hệ thống công suất rất lớn.
Các dòng như Konica Minolta AccurioPress C4080/C4070, AccurioPrint C4065 có thể được đưa vào danh sách khảo sát. Nếu sản lượng đã cao và cần năng lực sản xuất lớn hơn, có thể xem xét AccurioPress C7100/C7090.
Xerox Versant 280 cũng là một phương án đáng so sánh nếu xưởng cần khả năng xử lý đa dạng vật liệu và muốn xây dựng hệ thống sản xuất có thể mở rộng.
Quan trọng nhất là không chọn máy theo thương hiệu hoặc giá bán đơn thuần. Hãy đặt sản lượng, sản phẩm, loại giấy, chi phí trên mỗi bản in và khả năng hỗ trợ kỹ thuật lên trước.
Một chiếc máy phù hợp với quy mô hiện tại, có khả năng đáp ứng đơn hàng thực tế và vẫn còn dư địa phát triển thường là lựa chọn an toàn hơn việc đầu tư một hệ thống quá lớn ngay từ đầu.
Cám ơn bạn đã gửi đánh giá cho chúng tôi! Đánh giá của bạn sẻ giúp chúng tôi cải thiện chất lượng dịch vụ hơn nữa.
ĐÁNH GIÁ SẢN PHẨM