Checklist kiểm tra thành phẩm in nhanh giúp doanh nghiệp phát hiện sớm lỗi về số lượng, màu sắc, nội dung, kích thước, chất liệu và gia công.
Nhận hàng không nên đồng nghĩa với việc cất sản phẩm vào kho rồi đến ngày sử dụng mới kiểm tra. Với các đơn hàng in nhanh phục vụ sự kiện, marketing, bán hàng hoặc hoạt động doanh nghiệp, việc kiểm tra sớm giúp phát hiện vấn đề khi vẫn còn thời gian xử lý.
Một đơn hàng có thể đúng số lượng nhưng sai nội dung, đúng thiết kế nhưng sai màu, hoặc phần in đạt yêu cầu nhưng công đoạn gia công lại không chính xác. Vì vậy, kiểm tra thành phẩm nên được thực hiện theo một trình tự cố định thay vì chỉ nhìn qua vài sản phẩm đại diện.
Sai sót trong đơn hàng in nhanh thường chỉ được phát hiện khi sản phẩm bắt đầu được sử dụng. Lúc đó, doanh nghiệp có thể đã rất gần ngày tổ chức sự kiện, triển khai chương trình hoặc giao sản phẩm cho khách hàng.
Kiểm tra ngay sau khi nhận hàng giúp doanh nghiệp:
Đặc biệt với đơn hàng số lượng lớn, không nên mặc định rằng một sản phẩm đạt yêu cầu đồng nghĩa với toàn bộ lô hàng đều đạt.
Có thể thực hiện theo thứ tự từ bên ngoài vào trong để không bỏ sót các vấn đề quan trọng.
Trước khi mở hàng, hãy quan sát tình trạng bên ngoài của kiện.
Kiểm tra xem bao bì có bị rách, móp, ướt, thủng hoặc có dấu hiệu bị tác động trong quá trình vận chuyển hay không.
Nếu sản phẩm được đóng thành nhiều kiện, nên kiểm tra số lượng kiện thực tế và đối chiếu với thông tin giao hàng.
Nếu phát hiện tình trạng bất thường, nên chụp ảnh trước khi mở để lưu lại hiện trạng.
Sau khi mở kiện, kiểm tra tên sản phẩm, quy cách và mẫu thiết kế.
Với đơn hàng có nhiều loại ấn phẩm, cần kiểm tra từng loại riêng biệt. Tránh tình trạng nhận đủ số kiện nhưng bên trong lại thiếu một hạng mục.
Có thể đối chiếu với đơn đặt hàng hoặc báo giá đã xác nhận để kiểm tra:
Số lượng là một trong những yếu tố cần kiểm tra sớm nhất.
Nếu đơn hàng có số lượng lớn, không nhất thiết phải đếm thủ công từng sản phẩm trong mọi trường hợp. Doanh nghiệp có thể trao đổi với xưởng về cách đóng gói và quy cách số lượng theo từng bó hoặc kiện.
Tuy nhiên, với những đơn hàng quan trọng, cần có phương án kiểm tra đủ cơ sở để xác nhận số lượng thực nhận.
Nếu phát hiện thiếu, nên ghi nhận ngay số lượng thiếu và thông báo cho xưởng thay vì chờ đến khi sản phẩm được đưa vào sử dụng.
Đây là bước đặc biệt quan trọng với catalogue, brochure, flyer, menu, poster, name card, tem nhãn và các ấn phẩm có nhiều thông tin.
Nên đối chiếu thành phẩm với file cuối cùng đã gửi cho xưởng.
Kiểm tra các thông tin dễ phát sinh sai sót như:
Không nên chỉ kiểm tra phần tiêu đề hoặc logo. Một lỗi nhỏ ở thông tin liên hệ cũng có thể khiến cả ấn phẩm không đạt mục đích sử dụng.
Màu sắc cần được kiểm tra dựa trên cơ sở phù hợp, đặc biệt khi đơn hàng có yêu cầu về nhận diện thương hiệu.
Nếu đã có mẫu in thực tế được duyệt trước đó, hãy sử dụng mẫu này để đối chiếu với thành phẩm.
Không nên lấy màn hình điện thoại hoặc máy tính làm tiêu chuẩn tuyệt đối vì thiết bị hiển thị có thể cho cảm nhận màu khác với bản in thực tế.
Nên kiểm tra những khu vực quan trọng như logo, màu thương hiệu, nền chính, hình ảnh sản phẩm và các vùng màu có diện tích lớn.
Nếu nhận thấy màu sắc khác biệt đáng kể, nên chụp ảnh và lưu cả mẫu đối chiếu trước khi trao đổi với xưởng.
Không nên chỉ nhìn bằng mắt để xác định sản phẩm có đúng kích thước hay không.
Với những sản phẩm yêu cầu kích thước cụ thể, nên sử dụng thước để kiểm tra trực tiếp.
Các sản phẩm cần chú ý gồm:
Nếu sản phẩm có phần cắt, bế hoặc gấp, cần kiểm tra kích thước sau khi hoàn thiện chứ không chỉ kiểm tra kích thước trên file thiết kế.
Đúng thiết kế nhưng sai chất liệu vẫn có thể khiến đơn hàng không đạt yêu cầu.
Kiểm tra độ dày, độ cứng, bề mặt và cảm giác cầm của vật liệu thực tế.
Với những đơn hàng đã thống nhất một loại giấy hoặc vật liệu cụ thể, cần đối chiếu thành phẩm với thông tin đặt hàng.
Đặc biệt, không nên đánh giá chất liệu chỉ bằng tên gọi chung như "giấy dày" hay "giấy đẹp". Cần xác định đúng loại vật liệu và quy cách đã được hai bên thống nhất.
Hãy quan sát các vùng có chữ nhỏ, đường nét mảnh và hình ảnh nhiều chi tiết.
Kiểm tra xem:
Với catalogue hoặc brochure có nhiều hình ảnh, nên kiểm tra một số trang có nội dung phức tạp thay vì chỉ xem trang bìa.
Các đường cắt cần được kiểm tra về vị trí và độ chính xác.
Đặc biệt với sản phẩm có viền, hình dạng đặc biệt hoặc nhiều chi tiết gần mép, cần xem phần cắt có ảnh hưởng đến bố cục hay không.
Đối với tem nhãn hoặc sản phẩm bế theo hình dạng riêng, nên kiểm tra trực tiếp nhiều mẫu để phát hiện tình trạng lệch vị trí hoặc không đồng đều.
Nếu đơn hàng có gia công, đây là bước không nên bỏ qua.
Tùy sản phẩm, có thể kiểm tra:
Một sản phẩm có thể hoàn toàn đúng về nội dung và màu sắc nhưng vẫn không đạt yêu cầu nếu phần gia công bị lỗi.
Đơn hàng càng lớn càng khó kiểm tra theo cách chỉ xem một sản phẩm.
Hình 1. Thành phẩm hộp quà in nhanh được xếp gọn trong thùng, sẵn sàng kiểm tra khi nhận hàng
Nên chia việc kiểm tra thành hai cấp.
Cấp 1: Kiểm tra nhanh toàn bộ lô
Quan sát cách đóng gói, số kiện, tình trạng sản phẩm và những lỗi dễ nhận biết.
Cấp 2: Kiểm tra chi tiết một số sản phẩm
Lấy sản phẩm từ các kiện hoặc vị trí khác nhau để kiểm tra nội dung, màu sắc, kích thước, chất liệu và gia công.
Nếu phát hiện lỗi, nên mở rộng phạm vi kiểm tra để xác định lỗi chỉ xuất hiện ở một phần hay có khả năng ảnh hưởng đến toàn bộ lô.
Không nên tiếp tục phân phối hoặc sử dụng sản phẩm trước khi xác định rõ vấn đề.
Hãy tách riêng sản phẩm nghi ngờ bị lỗi và ghi nhận số lượng.
Sau đó chuẩn bị các thông tin cần thiết để trao đổi với xưởng:
Việc cung cấp đầy đủ thông tin giúp xưởng kiểm tra nhanh hơn và hạn chế việc hai bên phải trao đổi nhiều lần.
Không phải sản phẩm in nào cũng cần kiểm tra giống nhau.
Cần chú ý:
Nên kiểm tra:
Cần tập trung vào:
Nên kiểm tra:
Cần chú ý:
Nếu có điều kiện, nên kiểm tra tình trạng bên ngoài của kiện hàng ngay khi nhận.
Hình 2. Thiệp gấp quạt in nhanh được xòe ra để kiểm tra màu sắc và độ đồng đều giữa các tờ
Tuy nhiên, việc kiểm tra chi tiết toàn bộ nội dung, màu sắc và gia công thường cần mở kiện và có thời gian kiểm tra thực tế.
Điều quan trọng là không nên để quá lâu mới kiểm tra. Càng phát hiện sớm, doanh nghiệp càng có nhiều thời gian để trao đổi với xưởng và xử lý nếu có vấn đề.
Với đơn hàng phục vụ một sự kiện hoặc chiến dịch có deadline cố định, nên ưu tiên kiểm tra ngay sau khi nhận.
Một số lỗi nhỏ thường không được phát hiện nếu chỉ kiểm tra nhanh.
Một vài ký tự trong số điện thoại, địa chỉ hoặc mã sản phẩm có thể bị bỏ qua nếu chỉ nhìn tổng thể.
Catalogue hoặc tài liệu đóng cuốn cần được lật kiểm tra từ đầu đến cuối để tránh tình trạng thiếu hoặc đảo trang.
Sai lệch có thể khó nhận ra nếu sản phẩm không có đường viền hoặc chi tiết sát mép. Với những thiết kế yêu cầu bố cục chính xác, cần kiểm tra kỹ hơn.
Nếu chỉ kiểm tra vài sản phẩm đầu tiên, có thể bỏ sót lỗi xuất hiện ở những kiện khác.
Đây là nhóm lỗi dễ bị bỏ qua nhất nếu doanh nghiệp chỉ quan tâm đến màu sắc và nội dung.
Sau khi kiểm tra, doanh nghiệp có thể tự rà lại các câu hỏi sau:
Đúng sản phẩm chưa?
Đủ số lượng chưa?
Đúng nội dung chưa?
Màu sắc có phù hợp với mẫu hoặc yêu cầu đã thống nhất không?
Kích thước có đúng không?
Chất liệu có đúng không?
Hình ảnh và chữ có rõ nét không?
Phần cắt, bế có chính xác không?
Các công đoạn gia công có đạt yêu cầu không?
Số lượng lỗi nếu có đã được ghi nhận chưa?
Nếu tất cả các yếu tố quan trọng đều đạt yêu cầu, doanh nghiệp có thể tiến hành phân phối hoặc đưa sản phẩm vào sử dụng.
Sau khi xác nhận thành phẩm đạt yêu cầu, nên lưu lại file thiết kế cuối cùng, thông tin đặt hàng và mẫu duyệt nếu có.
Hình 3. Hộp giấy in nhanh được trải ra để đối chiếu màu và kích thước từng mẫu
Những thông tin này sẽ hữu ích nếu doanh nghiệp cần đặt lại cùng một sản phẩm trong tương lai.
Khi có lịch sử rõ ràng về kích thước, chất liệu, màu sắc và gia công, lần đặt hàng tiếp theo sẽ dễ thống nhất hơn và giảm thời gian trao đổi.
Một quy trình kiểm tra đơn giản nhưng có hệ thống giúp doanh nghiệp phát hiện lỗi trước khi sản phẩm được đưa vào sử dụng.
Thay vì chỉ nhìn qua vài sản phẩm và xác nhận "đã nhận đủ", nên kiểm tra theo từng nhóm: kiện hàng, số lượng, nội dung, màu sắc, kích thước, chất liệu, độ sắc nét và gia công.
Đặc biệt với các đơn hàng in nhanh số lượng lớn, việc kiểm tra ngay khi nhận hàng có ý nghĩa lớn về mặt thời gian. Nếu phát sinh vấn đề, doanh nghiệp vẫn còn cơ hội trao đổi với xưởng và tìm phương án xử lý trước khi sản phẩm được sử dụng.
Một checklist cố định cũng giúp nhân viên phụ trách mua hàng, marketing hoặc hành chính có thể kiểm tra đơn hàng nhất quán, ngay cả khi không có nhiều kinh nghiệm về in ấn.
Nếu doanh nghiệp thường xuyên đặt in nhanh số lượng lớn, nên xây dựng một checklist kiểm tra riêng cho từng nhóm sản phẩm để việc nghiệm thu sau mỗi đơn hàng nhanh chóng và hạn chế bỏ sót lỗi.
Cám ơn bạn đã gửi đánh giá cho chúng tôi! Đánh giá của bạn sẻ giúp chúng tôi cải thiện chất lượng dịch vụ hơn nữa.
ĐÁNH GIÁ SẢN PHẨM