Nên in nhanh hay tự in tại văn phòng? So sánh chi phí, thời gian, thiết bị, vật tư và chất lượng để chọn phương án phù hợp cho doanh nghiệp.
Khi doanh nghiệp có nhu cầu in tài liệu thường xuyên, câu hỏi "tự in hay thuê xưởng in nhanh sẽ tiết kiệm hơn?" thường xuất hiện khá sớm.
Tự in tại văn phòng có vẻ tiết kiệm vì doanh nghiệp chủ động máy móc, giấy và mực. Trong khi đó, thuê xưởng in nhanh phát sinh chi phí cho từng đơn hàng nhưng lại không phải đầu tư thiết bị và quản lý vật tư.
Thực tế, phương án nào tiết kiệm hơn phụ thuộc vào số lượng, loại tài liệu, tần suất in, yêu cầu chất lượng và thời gian cần hàng. Nếu chỉ so sánh giá một tờ giấy, doanh nghiệp rất dễ đưa ra quyết định sai.
Chi phí tự in không chỉ là tiền giấy và mực.
Khi doanh nghiệp sử dụng máy in tại văn phòng, tổng chi phí còn có thể bao gồm:
Với một vài tài liệu đơn giản, những khoản này có thể không đáng kể. Nhưng khi khối lượng in tăng hoặc doanh nghiệp cần in màu với chất lượng cao, tổng chi phí vận hành sẽ trở thành yếu tố cần cân nhắc.
Khi thuê xưởng in, doanh nghiệp thường trả chi phí theo đơn hàng hoặc số lượng sản phẩm.
Tùy sản phẩm, chi phí có thể liên quan đến:
Ưu điểm là doanh nghiệp không phải đầu tư máy móc và không phải duy trì một lượng lớn vật tư tại văn phòng.
Đổi lại, doanh nghiệp cần cung cấp file và thông tin sản xuất chính xác để xưởng có thể báo giá và lên kế hoạch thực hiện.
Tự in thường phù hợp với những tài liệu có số lượng nhỏ, cần sử dụng thường xuyên hoặc phải thay đổi nội dung liên tục.
Các tài liệu như thông báo, tài liệu họp, bản nháp, biểu mẫu hoặc một số tài liệu dùng nội bộ thường không cần chất lượng thành phẩm quá cao.
Nếu mỗi lần chỉ in một lượng nhỏ và cần ngay, việc sử dụng máy in văn phòng có thể thuận tiện hơn việc gửi file ra ngoài.
Một số tài liệu có nội dung cập nhật thường xuyên.
Nếu mỗi lần thay đổi một vài trang lại phải gửi xưởng, chờ sản xuất và nhận hàng, tự in có thể giúp doanh nghiệp chủ động hơn.
Khi nhân viên cần một tài liệu ngay lập tức, thời gian chờ xưởng in và giao hàng có thể không phù hợp.
Trong trường hợp này, chi phí cao hơn trên mỗi bản chưa chắc là vấn đề lớn nếu yếu tố quan trọng nhất là tốc độ đáp ứng.
Thuê xưởng in nhanh thường có lợi khi số lượng tăng, yêu cầu thành phẩm cao hoặc sản phẩm cần gia công.
Máy in văn phòng có thể đáp ứng nhu cầu in hàng ngày nhưng khi phải sản xuất số lượng lớn trong thời gian ngắn, doanh nghiệp cần tính cả thời gian vận hành và vật tư tiêu hao.
Xưởng in chuyên nghiệp được tổ chức để xử lý các đơn hàng theo quy trình sản xuất, giúp doanh nghiệp không phải dành nhân sự văn phòng cho việc in, kiểm tra và hoàn thiện sản phẩm.
Các sản phẩm như brochure, catalogue, profile, flyer hoặc poster thường yêu cầu chất lượng hình ảnh và màu sắc cao hơn tài liệu văn phòng thông thường.
Hình 1. Voucher in màu sắc nét, hình ảnh rõ ràng là loại ấn phẩm nên đặt xưởng in nhanh
Nếu doanh nghiệp phải đầu tư thiết bị chuyên dụng chỉ để đáp ứng một số đơn hàng không thường xuyên, chi phí đầu tư ban đầu có thể không hợp lý.
Khi sản phẩm cần cán màng, bế, gấp, đóng cuốn, ép kim hoặc các công đoạn hoàn thiện khác, tự in tại văn phòng thường không còn là phương án đơn giản.
Hình 2. Ấn phẩm dạng cuốn cần đóng gáy, cắt xén nên thuê xưởng in thay vì tự in
Doanh nghiệp có thể phải mua thêm thiết bị hoặc thuê bên ngoài từng công đoạn, khiến quy trình trở nên phức tạp.
Đây là yếu tố dễ khiến doanh nghiệp đánh giá sai phương án tiết kiệm.
Ví dụ, doanh nghiệp có một máy in sẵn tại văn phòng. Nhìn vào chi phí giấy và mực, mỗi bản in có vẻ rất rẻ.
Nhưng nếu một nhân viên phải dành thời gian để:
thì doanh nghiệp đang phát sinh thêm chi phí nhân sự.
Nếu khối lượng tăng, máy phải hoạt động liên tục, vật tư hết giữa chừng hoặc phát sinh lỗi, chi phí thực tế càng khó tính đơn giản bằng giá giấy và mực.
Doanh nghiệp có thể tính theo công thức đơn giản:
Chi phí tự in = giấy + mực/vật tư + điện + bảo trì/sửa chữa + khấu hao thiết bị + thời gian nhân viên + chi phí hoàn thiện
Không nhất thiết phải tính chính xác tuyệt đối từng khoản. Mục tiêu là nhìn được toàn bộ chi phí thay vì chỉ nhìn vào giá giấy.
Nếu muốn so sánh với xưởng in, hãy lấy tổng chi phí này chia cho số lượng sản phẩm thực tế.
Khi đó, doanh nghiệp sẽ có cơ sở tốt hơn để biết phương án nào đang thực sự tiết kiệm.
Một yếu tố thường bị bỏ qua là thời gian của nhân viên.
Nếu nhân viên marketing, hành chính hoặc kinh doanh phải dành nhiều thời gian để vận hành máy in, xử lý giấy, kiểm tra sản phẩm và hoàn thiện tài liệu, họ đang giảm thời gian dành cho công việc chính.
Với vài phút in một tài liệu, vấn đề có thể không đáng kể.
Nhưng nếu doanh nghiệp thường xuyên phải in hàng trăm hoặc hàng nghìn sản phẩm, tổng thời gian có thể trở thành một khoản chi phí đáng cân nhắc.
Đây là lý do doanh nghiệp nên nhìn vào tổng chi phí để có thành phẩm hoàn chỉnh, thay vì chỉ tính chi phí vật tư.
Tự in tại văn phòng có lợi thế về tính chủ động nhưng chất lượng phụ thuộc vào thiết bị và vật tư mà doanh nghiệp đang sử dụng.
Hình 3. Tài liệu giới thiệu in màu, đóng cuốn, giữ độ đồng đều giữa các bản
Với tài liệu nội bộ, chất lượng này có thể hoàn toàn đáp ứng nhu cầu.
Nhưng với tài liệu gửi khách hàng, sản phẩm marketing hoặc ấn phẩm đại diện cho thương hiệu, yêu cầu có thể cao hơn.
Các yếu tố cần cân nhắc gồm:
Nếu sản phẩm được sử dụng để tạo ấn tượng với khách hàng, chất lượng thành phẩm nên được xem là một phần của chi phí marketing chứ không đơn thuần là chi phí in.
"Tự in" không phải lúc nào cũng nhanh hơn.
Với một vài trang tài liệu, tự in gần như ngay lập tức.
Nhưng khi số lượng tăng, thời gian in, kiểm tra, sắp xếp và hoàn thiện cũng tăng theo.
Trong khi đó, xưởng in nhanh có thể xử lý đơn hàng theo quy trình sản xuất riêng. Doanh nghiệp chỉ cần gửi file, thống nhất quy cách và nhận thành phẩm theo thời gian đã trao đổi.
Nếu đơn hàng có deadline cụ thể, cần so sánh thời gian từ lúc bắt đầu chuẩn bị đến khi có sản phẩm hoàn chỉnh, thay vì chỉ nhìn thời gian máy chạy.
Đây là điểm mà xưởng in nhanh thường có lợi thế.
Khi số lượng tăng, doanh nghiệp tự in sẽ phải đối mặt với nhiều vấn đề hơn:
Nếu đây không phải công việc mà doanh nghiệp thực hiện thường xuyên, việc thuê xưởng có thể giúp giảm gánh nặng vận hành.
Doanh nghiệp không nhất thiết phải chọn một phương án duy nhất cho tất cả nhu cầu.
Một cách thực tế là phân loại tài liệu thành hai nhóm.
Tự in tại văn phòng đối với tài liệu số lượng ít, nội dung thay đổi thường xuyên hoặc cần ngay.
Thuê in nhanh đối với các đơn hàng số lượng lớn, cần chất lượng cao, cần gia công hoặc sử dụng cho khách hàng và hoạt động marketing.
Cách kết hợp này giúp doanh nghiệp tận dụng sự chủ động của máy in văn phòng mà vẫn kiểm soát tốt chi phí đối với các đơn hàng lớn.
Một doanh nghiệp có thể gặp những tình huống như sau.
Nhân viên cần in 10 bản tài liệu họp vào buổi sáng: tự in tại văn phòng sẽ thuận tiện.
Bộ phận marketing cần vài trăm flyer cho một chương trình: nên cân nhắc thuê xưởng in nhanh.
Phòng kinh doanh cần một số lượng nhỏ tài liệu cập nhật hàng tuần: tự in có thể phù hợp hơn.
Doanh nghiệp cần một lô brochure có hình ảnh, màu sắc và gia công để gặp khách hàng: thuê xưởng sẽ hợp lý hơn.
Doanh nghiệp cần catalogue số lượng lớn cho chiến dịch bán hàng: nên tính tổng chi phí và thời gian sản xuất thay vì chỉ so sánh tiền giấy và mực.
Trước mỗi đơn hàng, doanh nghiệp có thể tự kiểm tra:
Số lượng cần in là bao nhiêu?
Nếu chỉ vài bản, tự in thường thuận tiện. Nếu số lượng lớn, nên báo giá từ xưởng để so sánh.
Tài liệu có cần màu sắc hoặc chất lượng cao không?
Nếu có, cần đánh giá khả năng của máy in văn phòng hiện tại.
Có cần gia công không?
Nếu có nhiều công đoạn sau in, thuê xưởng thường đơn giản hơn.
Nội dung có thay đổi thường xuyên không?
Nếu thay đổi liên tục, tự in có lợi thế về sự chủ động.
Deadline là khi nào?
Nếu cần ngay vài bản, tự in có thể phù hợp. Nếu cần số lượng lớn trong một khoảng thời gian cố định, nên so sánh thời gian sản xuất của xưởng.
Đã có máy in và nhân sự vận hành chưa?
Nếu chưa có, cần tính cả chi phí đầu tư thiết bị trước khi quyết định tự in.
Có máy in sẵn không đồng nghĩa với việc mọi đơn hàng đều nên tự in.
Một số trường hợp có thể khiến chi phí tăng:
Máy văn phòng được sử dụng vượt quá nhu cầu thiết kế ban đầu có thể làm tăng lượng vật tư tiêu hao và thời gian vận hành.
Nếu cần chất lượng màu và hình ảnh tốt, doanh nghiệp có thể phải sử dụng thiết bị và vật tư chuyên dụng hơn.
Cắt, gấp, đóng cuốn hoặc các công đoạn khác làm tăng thời gian và nhân công.
Một file sai hoặc thiết lập in không phù hợp có thể khiến doanh nghiệp mất thêm giấy, mực và thời gian.
Ngược lại, thuê xưởng cũng không phải lúc nào là phương án rẻ nhất.
Nếu doanh nghiệp chỉ cần một vài bản tài liệu đơn giản và cần ngay, chi phí đặt hàng, xử lý file và chờ giao có thể không hợp lý so với việc tự in.
Những tài liệu thường xuyên thay đổi cũng không phù hợp để đặt số lượng lớn nếu doanh nghiệp chưa xác định được nhu cầu sử dụng.
Vì vậy, quyết định nên dựa trên từng loại tài liệu thay vì áp dụng một phương án cho toàn bộ hoạt động in ấn.
Một số cách đơn giản có thể giúp giảm chi phí mà không nhất thiết phải giảm chất lượng.
Chia thành tài liệu nội bộ, tài liệu bán hàng, tài liệu marketing và ấn phẩm sự kiện.
Nếu nhiều sản phẩm có thể lên kế hoạch cùng thời điểm, doanh nghiệp có thể trao đổi với xưởng về phương án sản xuất phù hợp.
Những tài liệu được sử dụng thường xuyên nên có file chuẩn để giảm thời gian xử lý.
Đặc biệt với tài liệu có giá bán, chương trình hoặc thông tin dễ thay đổi.
Không chỉ so giá giấy và mực mà cần tính cả nhân sự, thiết bị, thời gian và hoàn thiện.
Không có một đáp án duy nhất cho mọi doanh nghiệp.
Tự in tại văn phòng phù hợp hơn với tài liệu số lượng ít, cần ngay, thường xuyên thay đổi hoặc chỉ phục vụ nhu cầu nội bộ.
Thuê in nhanh phù hợp hơn với đơn hàng số lượng lớn, yêu cầu chất lượng cao, cần gia công hoặc sử dụng cho khách hàng, marketing và sự kiện.
Nếu doanh nghiệp thường xuyên phát sinh cả hai loại nhu cầu, phương án kết hợp thường thực tế hơn: giữ máy in văn phòng cho những tài liệu cần chủ động và sử dụng xưởng in nhanh cho các đơn hàng cần sản xuất chuyên nghiệp.
Điều quan trọng nhất là tính chi phí để có một sản phẩm hoàn chỉnh, bao gồm vật tư, thiết bị, nhân sự, thời gian, chất lượng và công đoạn sau in. Khi nhìn theo cách này, doanh nghiệp sẽ dễ xác định phương án nào thực sự tiết kiệm thay vì chỉ chọn phương án có giá in thấp hơn.
Nếu đang cần in brochure, catalogue, profile, flyer, name card hoặc các ấn phẩm doanh nghiệp với số lượng lớn, nên cung cấp số lượng, kích thước, chất liệu và thời gian cần hàng để xưởng tư vấn phương án phù hợp.
Cám ơn bạn đã gửi đánh giá cho chúng tôi! Đánh giá của bạn sẻ giúp chúng tôi cải thiện chất lượng dịch vụ hơn nữa.
ĐÁNH GIÁ SẢN PHẨM