Điểm khác biệt lớn nhất nằm ở cách doanh nghiệp phân bổ chi phí.
Điểm khác biệt lớn nhất nằm ở cách doanh nghiệp phân bổ chi phí.
Khi mua máy, doanh nghiệp phải bỏ ra một khoản vốn ban đầu để sở hữu thiết bị. Sau đó phát sinh chi phí giấy, mực, điện, bảo trì, nhân sự và khấu hao.
Khi thuê dịch vụ, doanh nghiệp chủ yếu trả tiền theo đơn hàng hoặc sản lượng. Chi phí đầu tư thiết bị được chuyển sang đơn vị cung cấp dịch vụ.
Vì vậy, mua máy thường gắn với bài toán đầu tư tài sản và khai thác lâu dài, còn thuê in thiên về chi phí theo nhu cầu sử dụng.
Giá mua máy chỉ là khoản đầu tiên trong tổng chi phí sở hữu.
Doanh nghiệp có thể phải chi cho:
Nếu là hệ thống in công nghiệp, ngân sách đầu tư có thể lớn hơn đáng kể so với máy in văn phòng thông thường.
Trong quá trình vận hành, doanh nghiệp phải mua giấy, mực và các vật tư tiêu hao phù hợp với thiết bị.
Chi phí này phụ thuộc vào loại máy, loại giấy, độ phủ mực và sản phẩm cần in.
Máy in và các thiết bị gia công sau in đều tiêu thụ điện. Nếu máy hoạt động thường xuyên, khoản này cần được đưa vào chi phí vận hành khi tính hiệu quả đầu tư.
Máy cần được vệ sinh, kiểm tra và bảo trì theo yêu cầu của nhà sản xuất. Một số bộ phận có thể cần thay thế sau thời gian sử dụng.
Doanh nghiệp cần người vận hành, kiểm tra chất lượng và xử lý các vấn đề phát sinh. Với hệ thống lớn, có thể cần nhân sự chuyên trách.
Nếu sử dụng máy công suất lớn, doanh nghiệp cần có khu vực phù hợp để đặt máy, lưu trữ giấy và xử lý thành phẩm.
Khi thuê ngoài, chi phí thường tập trung vào từng đơn hàng.
Doanh nghiệp có thể phải thanh toán cho:
Ưu điểm là doanh nghiệp không phải bỏ vốn lớn để mua thiết bị. Chi phí có thể được kiểm soát dựa trên nhu cầu thực tế.
Tuy nhiên, nếu số lượng in tăng rất lớn và diễn ra thường xuyên, tổng chi phí thuê ngoài trong thời gian dài có thể trở thành một khoản đáng kể.
Nếu mỗi tháng doanh nghiệp phải xử lý lượng tài liệu hoặc ấn phẩm lớn, việc sở hữu máy có thể giúp giảm sự phụ thuộc vào bên ngoài.
Đặc biệt khi sản lượng tương đối ổn định, thiết bị có cơ hội được khai thác thường xuyên hơn.
Một doanh nghiệp chỉ in vài lần mỗi tháng sẽ khó khai thác hết giá trị của máy.
Ngược lại, nếu máy được sử dụng hàng ngày, khoản đầu tư có thể được phân bổ trên nhiều đơn hàng hơn.
Khi thuê ngoài, thời gian hoàn thành phụ thuộc vào lịch sản xuất của xưởng in, vận chuyển và các yếu tố liên quan.
Sở hữu máy giúp doanh nghiệp chủ động hơn với những tài liệu cần in gấp hoặc thường xuyên thay đổi nội dung.
Đối với tài liệu nội bộ, hồ sơ kinh doanh hoặc thông tin chưa công bố, việc in tại chỗ có thể giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt hơn quá trình xử lý file và bản in.
Tuy nhiên, mức độ bảo mật thực tế còn phụ thuộc vào quy trình quản lý dữ liệu và nhân sự của doanh nghiệp.
Nếu nhu cầu in thay đổi mạnh theo từng tháng, mua máy có thể khiến thiết bị không được khai thác đủ.
Hình 1. Máy in kỹ thuật số công nghiệp màu xanh đang vận hành tại xưởng
Thuê ngoài giúp doanh nghiệp chỉ trả chi phí khi phát sinh nhu cầu.
Doanh nghiệp mới thành lập hoặc đang ưu tiên vốn cho hoạt động kinh doanh chính có thể lựa chọn thuê in để giảm áp lực đầu tư tài sản.
Máy in công nghiệp cần người có kiến thức về thiết bị, vật liệu và quy trình xử lý. Nếu doanh nghiệp không có nhân sự phù hợp, thuê xưởng in có thể đơn giản hơn.
Khi thuê dịch vụ, doanh nghiệp không phải trực tiếp chịu trách nhiệm bảo trì máy in của nhà cung cấp.
Một xưởng in chuyên nghiệp có thể sở hữu nhiều loại máy và thiết bị gia công. Doanh nghiệp có thể lựa chọn công nghệ phù hợp cho từng đơn hàng mà không cần đầu tư từng loại máy riêng.
Không thể kết luận chỉ dựa trên giá mỗi bản in.
Khi mua máy, doanh nghiệp cần tính tổng chi phí sở hữu.
Có thể hình dung:
Tổng chi phí sở hữu = Chi phí đầu tư + chi phí vận hành + chi phí bảo trì + chi phí nhân sự + chi phí liên quan
Sau đó phân bổ khoản chi phí này cho tổng sản lượng thực tế trong thời gian sử dụng.
Trong khi đó, với thuê dịch vụ:
Chi phí thuê = Đơn giá in + gia công + vận chuyển + các khoản phát sinh
Nếu doanh nghiệp in với sản lượng lớn và ổn định, chi phí bình quân trên mỗi sản phẩm khi sở hữu máy có thể trở nên hấp dẫn hơn.
Nếu sản lượng thấp, chi phí đầu tư cố định sẽ khó được phân bổ hiệu quả.
Đây là câu hỏi doanh nghiệp cần trả lời trước khi mua.
Một chiếc máy có thể có công suất rất cao, nhưng nếu mỗi tháng chỉ sử dụng một phần nhỏ khả năng của thiết bị thì khoản đầu tư chưa chắc hợp lý.
Ngược lại, nếu doanh nghiệp thường xuyên phải thuê ngoài vì xưởng in không đáp ứng kịp đơn hàng, đây có thể là dấu hiệu cho thấy nhu cầu đã đủ lớn để cân nhắc sở hữu thiết bị.
Do đó, nên theo dõi sản lượng in thực tế trong một khoảng thời gian thay vì dự đoán dựa trên nhu cầu của một vài tháng.
Khi nhu cầu chưa ổn định, thuê dịch vụ thường có lợi thế về vốn.
Doanh nghiệp không phải đầu tư máy, không cần xây dựng khu vực vận hành và không phải tuyển nhân sự kỹ thuật chỉ để phục vụ nhu cầu in nhỏ.
Khi số lượng đơn hàng tăng, doanh nghiệp cần bắt đầu so sánh tổng chi phí thuê ngoài với chi phí sở hữu máy.
Nếu chi phí thuê ngoài tăng nhanh và thường xuyên phát sinh đơn hàng, phương án đầu tư có thể bắt đầu hợp lý hơn.
Khi doanh nghiệp có nhu cầu in lớn và đều đặn, việc sở hữu máy có thể giúp chủ động sản xuất và kiểm soát tiến độ.
Tuy nhiên, vẫn cần đảm bảo thiết bị phù hợp với loại sản phẩm và sản lượng thực tế.
Vốn dùng để mua máy là khoản vốn không thể sử dụng cho những mục đích khác.
Doanh nghiệp cần cân nhắc liệu số tiền đầu tư vào thiết bị có thể tạo ra giá trị tốt hơn so với việc sử dụng vốn cho marketing, mở rộng bán hàng, tuyển dụng hoặc phát triển sản phẩm hay không.
Đây là lý do một doanh nghiệp có đủ khả năng tài chính vẫn có thể lựa chọn thuê dịch vụ in.
Không.
Hình 2. Công nhân theo dõi máy in kỹ thuật số trong khu vực sản xuất
Nếu doanh nghiệp phải thuê ngoài với sản lượng rất lớn trong nhiều năm, tổng số tiền chi trả có thể cao hơn chi phí sở hữu máy.
Ngoài ra, doanh nghiệp còn phụ thuộc vào lịch sản xuất, khả năng đáp ứng đơn hàng và thời gian giao hàng của nhà cung cấp.
Với những đơn hàng cần xử lý thường xuyên hoặc gấp, các yếu tố này có thể tạo ra chi phí gián tiếp nếu ảnh hưởng đến tiến độ kinh doanh.
Có, nhưng mức độ chủ động phụ thuộc vào khả năng vận hành.
Sở hữu máy giúp doanh nghiệp:
Tuy nhiên, doanh nghiệp phải có người vận hành, vật tư và quy trình kiểm tra chất lượng. Nếu thiếu một trong các yếu tố này, việc sở hữu máy chưa chắc mang lại sự chủ động như kỳ vọng.
Nếu nhu cầu chủ yếu là tài liệu văn phòng với sản lượng vừa phải, không nhất thiết phải đầu tư máy in công nghiệp.
Có thể sử dụng máy in văn phòng hoặc thuê dịch vụ đối với các tài liệu có yêu cầu cao hơn về chất lượng, khổ giấy hoặc gia công.
Máy in công nghiệp phù hợp hơn khi doanh nghiệp có nhu cầu sản xuất ấn phẩm với sản lượng đủ lớn và thường xuyên.
Các bộ phận marketing có thể phát sinh nhu cầu in catalogue, brochure, poster, voucher, POSM, tài liệu sự kiện hoặc ấn phẩm giới thiệu sản phẩm.
Nếu nhu cầu thay đổi theo từng chiến dịch, thuê dịch vụ in thường mang lại sự linh hoạt cao hơn.
Doanh nghiệp có thể lựa chọn loại giấy, công nghệ in và phương pháp gia công theo từng chiến dịch mà không phải duy trì nhiều thiết bị khác nhau.
Nếu doanh nghiệp có bộ phận sản xuất ấn phẩm hoạt động thường xuyên với số lượng lớn, việc đầu tư máy có thể được cân nhắc.
Doanh nghiệp có thể xác định một mức sản lượng mà tại đó chi phí sở hữu máy bắt đầu tương đương chi phí thuê ngoài.
Công thức đơn giản:
Sản lượng hòa vốn = Chi phí cố định của máy / (Chi phí thuê ngoài trên sản phẩm − Chi phí biến đổi khi tự in trên sản phẩm)
Trong đó, chi phí cố định có thể bao gồm phần đầu tư máy được phân bổ, còn chi phí biến đổi gồm giấy, mực, điện và các chi phí trực tiếp khác.
Đây chỉ là công thức tham khảo. Khi tính thực tế, doanh nghiệp nên đưa thêm bảo trì, nhân sự, khấu hao, thời gian dừng máy và chi phí vốn vào mô hình.
Sản lượng trung bình là dữ liệu quan trọng nhất để đánh giá khả năng khai thác máy.
Hình 3. Không gian xưởng in với máy in kỹ thuật số và khu vực thành phẩm
Một tháng in rất nhiều nhưng những tháng còn lại gần như không sử dụng máy sẽ tạo ra hiệu suất đầu tư thấp.
Nếu thời gian giao hàng là yếu tố quan trọng, khả năng chủ động sản xuất có thể mang lại giá trị lớn.
Nếu chưa có người phụ trách, cần tính thêm chi phí tuyển dụng và đào tạo.
Không nên sử dụng toàn bộ ngân sách để mua máy mà không còn tiền cho giấy, mực, điện, lương và các chi phí vận hành.
Nếu sản phẩm rất đa dạng, thuê dịch vụ có thể linh hoạt hơn so với việc mua nhiều máy khác nhau.
Đây là phương án phù hợp với nhiều doanh nghiệp.
Doanh nghiệp có thể đầu tư một máy đáp ứng nhóm sản phẩm có sản lượng cao và thường xuyên, trong khi những đơn hàng đặc thù hoặc sản lượng thấp tiếp tục thuê ngoài.
Cách làm này giúp doanh nghiệp:
Đây cũng là phương án đáng cân nhắc khi doanh nghiệp đang trong giai đoạn mở rộng sản lượng.
Nên mua máy khi:
Nên thuê dịch vụ khi:
Nên kết hợp cả hai khi:
Bài toán mua máy in hay thuê dịch vụ không nên được quyết định chỉ bằng cách so sánh giá một bản in. Doanh nghiệp cần nhìn vào tổng chi phí sở hữu, sản lượng thực tế, mức độ sử dụng máy, chi phí nhân sự, vật tư, bảo trì và nhu cầu chủ động sản xuất.
Nếu sản lượng thấp và không ổn định, thuê dịch vụ thường giúp doanh nghiệp linh hoạt và giảm áp lực vốn. Khi nhu cầu in tăng đều, việc đầu tư máy có thể giúp kiểm soát chi phí và tiến độ tốt hơn.
Trong nhiều trường hợp, phương án hiệu quả nhất là kết hợp: tự in những sản phẩm có sản lượng lớn và thuê ngoài những đơn hàng đặc thù. Cách này giúp doanh nghiệp cân bằng giữa chi phí đầu tư, khả năng chủ động và hiệu quả sử dụng thiết bị.
Cám ơn bạn đã gửi đánh giá cho chúng tôi! Đánh giá của bạn sẻ giúp chúng tôi cải thiện chất lượng dịch vụ hơn nữa.
ĐÁNH GIÁ SẢN PHẨM